Hướng dẫn trộn thư tạo thẻ học sinh 02 thẻ trên một trang A4 hướng dọc

Hướng dẫn trộn thư tạo thẻ học sinh 02 thẻ trên một trang A4 hướng dọc (như mẫu sau)

Bước 1: Dựa vào mẫu thẻ ta tạo danh sách bằng bảng tính Excel gồm các cột thông tin tối thiểu trong khung màu đỏ là các thông tin in ra thẻ (trừ số báo danh học sinh tự ghi tay sau).

Bước 2: Soạn thảo mẫu thẻ bằng phần mềm soạn thảo văn bản Word
Bước 2.1. Lề trang: 1 1 1 1; khổ giấy A4, hướng dọc.

Bước 2.2. Tạo nhãn Lable… như sau
- Vào Mailings ==> Start Mail Merge ==> Labls …

- Chọn New Label...

Thiết lập các thông số cho label

• Label name: Đặt tên cho Label
• Top margin: Khoảng cách lề trên
• Side margin: Khoảng cách lề hai bên: Trái, Phải
• Vertical pitch: Khoảng cách từ đầu khung Label đầu tiên đến đầu khung label thứ 2 (mặc đinh = Label height)
• Horizontal pitch: Khoảng cách của mép trái Label đầu tiên đến mép trái label thứ 2 (mặc định = Label width)
• Page size: Khổ giấy
• Page width: Chiều ngang khổ giấy
• Page Height: Chiều cao khổ giấy
• Label height: Chiều cao của Label (trong trường hợp này là 14 = 29/2, mỗi thẻ học sinh là một nửa tờ giấy A4 theo chiều dọc. Tối đa bằng chiều cao khổ giấy/Number down)
• Label width: Chiều rộng của Label (trong trường hợp này là, mỗi thẻ học sinh chiếm toàn bộ chiều ngang tờ giấy)
• Number across: Từ trái sang phải có bao nhiêu đơn vị (trong trường hợp này là 1 – chiều ngang chỉ có 01 thẻ học sinh. Tối đa bằng chiều rộng khổ giấy/Number across)
• Number down: Từ trên xuống dưới có bao nhiêu đơn vị (trong trường hợp này là 2 – chiều dọc có 02 thẻ học sinh)

- Tạo xong trang word sẽ có kết quả thành hai khu vực như sau

- Bước 2.3. Soạn thảo nội dung mẫu thẻ
+ Chèn vào mỗi khu vực tạo thẻ một bảng (Table) riêng và tạo đường viền khung cho bảng


+ Soạn nội dung thẻ như sau (Chỉ cần tạo mẫu ở khung phía trên)

Bước 2.4. Trộn thư (Lấy thông tin từ danh sách Excel vào word): 
Mailings > Select Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizard…

Chọn Labels



click vào Browse, sau đó tìm vị trí Dữ liệu nguồn đã chuẩn bị trước (danh sách file Excel)


Chèn dữ liệu ở những vị trí mong muốn: Ví dụ chèn họ và tên, đặt con trỏ ở vị trí ngay sau “Họ và tên” rồi vào Insert Merge Field > “Họ_tên”, làm tương tự cho các vị trí còn lại.

- Lọc bỏ các hàng trống để chỉ hiển thị các dòng danh sách có dữ liệu.

Cập nhật cho các thẻ (thư bên dưới): Nhấn chuột vào nút lệnh Update Labels (Các thông tin sẽ được cập nhật từ khung thẻ bên trên xuống khung thẻ phía dưới)

Bước 3. Thực hiện Mail Merge: Chọn Edit individual letters… để tạo ra các bản sao tài liệu với dữ liệu từng người, sau đó có thể in hoặc gửi tài liệu.

Kết quả tạo bản sao tài liệu đã trộn như sau.